Die beste Warenwirtschaft für Differenzbesteuerung nach § 25a UStG
Für Händler mit gebrauchten Smartphones, Elektronik, Konsolen und anderer Gebrauchtware: Wir vergleichen, ob eine Software nur Rechnungen ohne Steuerausweis schreibt oder die Differenzbesteuerung weitgehend automatisch abwickelt – von der Zuordnung über Seriennummern bis zur Auswertung für den Steuerberater.
Deine Empfehlung
2 von 5 Anbietern erfüllen alle Anforderungen, 3 mit offenen Punkten. 300 Bestellungen/Monat.
Grün hinterlegt: in dieser Zeile besser belegt bzw. günstiger. Fahre über eine Angabe für die Herstellernotiz.
Alle Preise netto zzgl. USt., berechnet aus den Preisangaben der Hersteller (Stand siehe Anbieterprofil). Einige Links sind Partnerlinks. Kommt darüber ein Vertrag zustande, erhalten wir ggf. eine Vergütung. Die Berechnung der Ergebnisse bleibt davon unberührt.
Sieben Prüfpunkte nach denselben Regeln für alle Anbieter. „Automatisiert“ heißt: Zuordnung von Einkauf und Verkauf, Berechnung der Differenz und Auswertung sind laut Hersteller belegt. „Nur Rechnung“ heißt: Die Software schreibt Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis, die Differenz ermittelst du selbst.
vorhandenUmsatzsteuerart „Differenzbesteuerung“: Rechnungen zeigen nur den Bruttopreis ohne Umsatzsteuer; Hinweistexte über „USt. Hinweise“ hinterlegbar
ZusatzmodulAdd-on 29 €/Monat: „Differenzbesteuerte Ware korrekt abrechnen“; der Verkaufspreis wird auf der Rechnung festgehalten. Den Wortlaut des Rechnungshinweises beschreibt Colly nicht.
teilweiseKeine eigene Funktion dokumentiert; laut JTL-Forum nur per Workaround (angepasste Rechnungsvorlage mit Hinweistext)
nicht belegtIn Preisübersicht und Handbuch keine Angaben zur Differenzbesteuerung gefunden
ZusatzmodulBusiness-Add-on (Preis nicht veröffentlicht); Rechnungshinweis über die Vorlage „rechtlicher Steuerhinweis“
Einkauf ↔ Verkauf
nicht belegtKeine Zuordnung von Einkaufspreisen und keine Differenzberechnung beschrieben
ZusatzmodulEinkaufspreis wird beim Wareneingang je Artikel erfasst, der Verkaufspreis automatisch dem passenden Einkauf zugeordnet
nicht belegtKeine eigene Funktion dokumentiert; im Forum werden nur Workarounds (Freifelder, SQL-Auswertung, Zusatzprogramme) beschrieben
nicht belegtIn Preisübersicht und Handbuch keine Angaben zur Differenzbesteuerung gefunden
ZusatzmodulEinkaufspreis und Seriennummer in der Bestellung; Zuordnung beim Verkauf über die Seriennummer im Versandzentrum. Eine Rechnung ohne Seriennummer wird nicht differenzbesteuert.
Seriennummer/IMEI
nicht belegtKeine Verknüpfung von Seriennummern mit der Differenzbesteuerung beschrieben
ZusatzmodulBei seriennummerpflichtigen Artikeln wird die Seriennummer mit dem Einkaufspreis erfasst und dem Einkauf dauerhaft zugeordnet. IMEI wird nicht ausdrücklich genannt.
nicht belegtSeriennummern sind verwaltbar, eine Verknüpfung mit der Differenzbesteuerung ist nicht dokumentiert
nicht belegtSeriennummern sind verwaltbar, eine Verknüpfung mit der Differenzbesteuerung ist nicht dokumentiert
ZusatzmodulSeriennummernverwaltung ist Voraussetzung; ohne Hersteller-Seriennummer wird eine eigene Kennung vergeben
Differenz automatisch
nicht belegtKeine Zuordnung von Einkaufspreisen und keine Differenzberechnung beschrieben
ZusatzmodulDifferenz je Artikel steht „ohne Nacharbeit in einer Tabelle“ fest
nicht belegtKeine eigene Funktion dokumentiert; im Forum werden nur Workarounds (Freifelder, SQL-Auswertung, Zusatzprogramme) beschrieben
nicht belegtIn Preisübersicht und Handbuch keine Angaben zur Differenzbesteuerung gefunden
ZusatzmodulEinkaufspreis wird intern verrechnet, versteuert wird nur die Differenz
Auswertung
nicht belegtKeine Zuordnung von Einkaufspreisen und keine Differenzberechnung beschrieben
ZusatzmodulReport je Zeitraum stellt Einkauf, Verkauf und Marge stückgenau gegenüber; Export für die Kanzlei
nicht belegtKeine eigene Funktion dokumentiert; im Forum werden nur Workarounds (Freifelder, SQL-Auswertung, Zusatzprogramme) beschrieben
nicht belegtIn Preisübersicht und Handbuch keine Angaben zur Differenzbesteuerung gefunden
ZusatzmodulÜbersicht mit Wareneingang und -ausgang je Artikel; Buchung über zwei eigene Erlöskonten
§ 25a-Retouren
nicht belegtNicht beschrieben
nicht belegtAuf der Funktionsseite nicht beschrieben
nicht belegtKeine eigene Funktion dokumentiert; im Forum werden nur Workarounds (Freifelder, SQL-Auswertung, Zusatzprogramme) beschrieben
nicht belegtIn Preisübersicht und Handbuch keine Angaben zur Differenzbesteuerung gefunden
teilweiseRetouren werden in der Übersicht markiert; ein Gutschriftenablauf ist nicht beschrieben
Gemischte Aufträge
nicht verfügbar„In einer Bestellung kann nur eine Umsatzsteuerregelung genutzt werden.“
nicht belegtAuf der Funktionsseite nicht beschrieben
nicht belegtKeine eigene Funktion dokumentiert; im Forum werden nur Workarounds (Freifelder, SQL-Auswertung, Zusatzprogramme) beschrieben
nicht belegtIn Preisübersicht und Handbuch keine Angaben zur Differenzbesteuerung gefunden
nicht belegtNicht beschrieben
Zusatzmodul & Kosten
im Preis enthalten
Differenzbesteuerung: 29 €/Monat (in jedem Tarif buchbar)
–
–
Differenzbesteuerung: Preis nicht veröffentlicht (ab Tarif Business)
Quellen und Prüfdatum je Angabe im jeweiligen Anbieterprofil. „Nicht belegt“ heißt: keine Herstellerangabe gefunden – nicht automatisch „nicht vorhanden“.
Kurzüberblick für diese Vorauswahl
Berechnet für 300 Bestellungen pro Monat mit der Vorauswahl oben (vor deinen Änderungen). Stand der Herstellerangaben: 27.10.2026.
Einfache Rechnungserstellung oder automatisierte Abwicklung?
Für die Differenzbesteuerung reicht eine passende Rechnung allein nicht. Nach § 25a Abs. 6 UStG musst du Verkaufspreise, Einkaufspreise und die Bemessungsgrundlage aufzeichnen – bei gemischtem Sortiment getrennt von regulär besteuerten Umsätzen. Wer nur Rechnungen ohne Steuerausweis erzeugt, pflegt Einkaufspreise und Differenzen meist in einer zusätzlichen Tabelle.
Eine automatisierte Lösung erfasst den Einkaufspreis beim Wareneingang, ordnet ihn dem späteren Verkauf zu – idealerweise stückgenau über Seriennummer – und liefert die Auswertung je Zeitraum für die Buchhaltung. Laut Herstellerangaben bieten das in unserem Vergleich Colly.io (Add-on 29 €/Monat, in jedem Tarif) und Xentral (Business-Add-on, Preis nicht veröffentlicht). Billbee bietet die Differenzbesteuerung als Steuerart für Rechnungen an, beschreibt aber keine Zuordnung von Einkaufspreisen. Für JTL-Wawi und plentyONE haben wir keine eigene Funktion in den Herstellerunterlagen gefunden.
Warenwirtschaft für gebrauchte Smartphones und Elektronik: IMEI und Seriennummern
Bei Smartphones, Tablets und Konsolen ist jedes Gerät ein Einzelstück mit eigenem Einkaufspreis. Damit die Differenz je Gerät stimmt, muss die Software den Verkauf dem richtigen Einkauf zuordnen. Colly.io und Xentral tun das laut Hersteller über Seriennummern; Xentral setzt die Seriennummernverwaltung für das Modul sogar voraus.
Die IMEI nennt keiner der Anbieter ausdrücklich. In der Praxis wird bei Smartphones häufig die IMEI als Seriennummer erfasst. Ob das Feld 15-stellige IMEIs und Barcode-Scans so unterstützt, wie du es brauchst, solltest du in der Testphase prüfen.
Differenzbesteuerung automatisch berechnen – so funktioniert die Rechnung
Bemessungsgrundlage ist der Betrag, um den der Verkaufspreis den Einkaufspreis übersteigt; die Umsatzsteuer gehört nicht dazu (§ 25a Abs. 3 UStG). Beispiel bei 19 %: Einkauf eines gebrauchten Smartphones von privat für 200 €, Verkauf für 319 €. Die Differenz von 119 € enthält 19 € Umsatzsteuer; die Bemessungsgrundlage beträgt 100 €.
Grundsätzlich wird je Gegenstand gerechnet (Einzeldifferenz). Für Gegenstände mit einem Einkaufspreis bis 750 € erlaubt § 25a Abs. 4 UStG auch die Gesamtdifferenz je Besteuerungszeitraum (bis Ende 2024 lag die Grenze bei 500 €). Auf der Rechnung darf die Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen werden; vorgeschrieben ist ein Hinweis wie „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ (§ 14a Abs. 6 UStG). Ob die Differenzbesteuerung für deine Ware gilt, klärst du mit deinem Steuerberater.
Billbee- und JTL-Alternative für Differenzbesteuerung
Wer heute mit Billbee oder JTL-Wawi gebrauchte Ware verkauft, löst die Differenzbesteuerung oft mit Rechnungsvorlagen und einer Excel-Liste. Laut Billbee kann eine Bestellung außerdem nur eine Umsatzsteuerregelung nutzen – Neu- und Gebrauchtware im selben Auftrag geht dort nicht. Für JTL-Wawi beschreiben Nutzer im Herstellerforum Workarounds über angepasste Vorlagen, Freifelder oder Zusatzprogramme.
Wenn du die Zuordnung automatisieren willst, vergleiche im Finder oben die Variante „Automatisierte Abwicklung“ – und prüfe im Test genau die Punkte, die kein Hersteller beschreibt: Retouren differenzbesteuerter Ware und gemischte Aufträge.
Häufige Fragen
Welche Software unterstützt die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG?
In unserem Vergleich belegen Colly.io und Xentral eine automatisierte Abwicklung mit Zuordnung von Einkauf und Verkauf, Berechnung der Differenz und Auswertung. Billbee bietet die Differenzbesteuerung als Steuerart für Rechnungen. Für JTL-Wawi und plentyONE haben wir keine eigene Funktion in den Herstellerunterlagen gefunden; das heißt nicht, dass es keine Lösung gibt.
Was kostet eine Warenwirtschaft mit Differenzbesteuerung?
Bei Colly.io kommt zum Tarif (ab 49 € im Monat) das Add-on für 29 € hinzu. Bei Xentral ist die Differenzbesteuerung ein Business-Add-on; der Business-Tarif beginnt bei 649 €, der Preis des Add-ons ist nicht veröffentlicht. Der Finder oben rechnet die Kosten für dein Volumen aus.
Kann ich Neuware und differenzbesteuerte Ware in einem Auftrag verkaufen?
Bei Billbee laut Hersteller nicht: Eine Bestellung kann nur eine Umsatzsteuerregelung nutzen. Colly.io und Xentral beschreiben gemischte Aufträge nicht – prüfe das vor dem Umstieg in der Testphase.
Brauche ich für die Differenzbesteuerung Seriennummern oder die IMEI?
Gesetzlich musst du Einkaufs- und Verkaufspreise sowie die Bemessungsgrundlage aufzeichnen. Bei Einzelstücken wie Smartphones ist die Zuordnung über Seriennummer bzw. IMEI der zuverlässigste Weg, damit die Differenz je Gerät stimmt. Colly.io und Xentral unterstützen die Zuordnung über Seriennummern.
Gilt die 500-Euro-Grenze für die Gesamtdifferenz noch?
Nein. Seit 2025 dürfen Gegenstände mit einem Einkaufspreis bis 750 € nach der Gesamtdifferenz besteuert werden (§ 25a Abs. 4 UStG). Ob das für dich sinnvoll ist, besprichst du am besten mit deinem Steuerberater.